6 tips om slim samen te werken met een Virtueel Assistent

door | mrt 8, 2019 | Online ondernemen, VA, Virtueel Assistent

Je bedrijf is gegroeid en je wilt meer. Je wilt niet nog een dag extra werken. Nee, liever juist een dag minder. Meer tijd voor jezelf, je gezin en juist werken aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf. Maar hoe dan?

Je hebt ergens gehoord van een Virtueel Assistent. Andere succesvolle ondernemers in jouw omgeving werken al samen een Virtueel Assistent. Dat klinkt goed. En dat klopt. Samenwerken met een Virtueel Assistent biedt veel mogelijkheden.

 

Maar hoe pak je dit slim aan en zorg je dat het betaalbaar blijft?

1. Bepaal de urgentie

De focus van de VA ligt op het uitvoeren van alledaagse, terugkerende taken of specifieke projecten. Een VA kun je heel gericht inhuren voor specifieke werkzaamheden, al vanaf enkele uren per week. Als je wilt gaan samenwerken met een VA is het belangrijk om eerst te bepalen waar de prioriteit binnen jouw bedrijf ligt. Je gaat kijken naar welke taken:

  • Jou veel tijd kosten
  • Waar je nog geen systeem voor hebt
  • Waar je niet aan toekomt
  • Welke je niet leuk vindt.

Vervolgens kijk je waar jij je kostbare tijd aan wilt besteden, wat je wel en niet zelf hoeft te doen en waar je kunt automatiseren, zodat je tijd bespaart.

Daar ligt de urgentie. Dus je kiest ervoor of om taken over te dragen die jij niet leuk vindt of om taken over te dragen waar de meeste urgentie ligt. 

2. Ga systematiseren

Eigenlijk doe je dit al voor iedere taak die je uitvoert. Voor alles wat je doet, ontwikkel je een bepaalde werkwijze. Misschien niet bewust, maar die is er wel. Om te kunnen gaan samenwerken met een Virtueel Assistent, ga je jouw werkwijze, jouw manier van werken opschrijven zodat een ander dit kan overnemen. Samen met een VA ga je de processen optimaliseren, zeker bij terugkerende taken. Je gaat de dienst systematiseren, structureren en als het kan automatiseren. Dit levert enerzijds tijdswinst en anderzijds kan het je veel kosten besparen.

 

3. Denk na over welke kwaliteiten jij zoekt in een VA

Afhankelijk van de werkzaamheden die jij wilt uitbesteden en de fase waarin jouw bedrijf zich bevindt, kies je een VA. Is de rol van VA vooral uitvoerend of gaat zij juist taken uitvoeren waarbij ze contact heeft met klanten? 

Heb jij al systemen ingericht en kan een VA de werkzaamheden zo overnemen? Dan zoek je een VA die het leuk vindt om deze taken goed uit te voeren en niet verveeld raakt door steeds dezelfde taken uit te voeren. Zijn er nog geen systemen, dan zoek je meer een VA die zelfstandig systemen vanaf nul kan opbouwen. Die informatie zoekt, weet wat er mogelijk is of zelf zaken uitzoekt. Die aan jou voorstellen doet en op de hoogte is van online tools. Zodat jij de keuze kunt. 

Ook kun je een VA kiezen op basis van haar expertise of haar vakgebied. Zoek je iemand die veel weet van Online Marketing of juist financieel goed is onderlegd. Wil je iemand met kennis van jouw branche of maakt dat niet uit.

En als laatste, wat zijn jouw kwaliteiten? Vaak is het slim om een VA te kiezen die jou aanvult, die goed is in dingen waar jij juist niet goed in bent. Ben jij bijvoorbeeld heel gestructureerd, dan vind je het waarschijnlijk fijn om samen te werken met iemand die dat ook is.

 

4. Hoeveel taken besteed je uit

Het is moeilijk om in te schatten hoeveel taken je kunt uitbesteden. Voor hoeveel uren werk je een VA wilt inhuren. Start klein. Je moet eerst ervaren hoeveel tijd iets kost en hoe de samenwerking verloopt. Een VA moet haar weg zien te vinden in jouw bedrijf. Ook het virtuele werken kan in het begin wat extra tijd kosten omdat je VA toegang moet krijgen tot jouw bedrijf. Start daarom met en afgebakend takenpakket, zodat je kunt zien wat het werk oplevert.

Start bijvoorbeeld met klus, een spoedklus, waar jij al een eeuwigheid tegen aanloopt en maar niet aan toekomt. Check, afgevinkt! Vervolgens kijk je naar een volgende taak. Je zult zien dat ze de taken steeds sneller kan uitvoeren naarmate ze gewend en ingewerkt raakt. Vervolgens kun je haar dus meer laten doen in dezelfde hoeveel tijd.

 

5. Overleg

Virtueel samenwerken is super. Je kunt je eigen tijd indelen, werken wanneer en waar je maar wilt.  Maar juist doordat je op afstand met elkaar werkt, is het belangrijk om aangehaakt te blijven. Plan regelmatig, liefst wekelijks, een overleg (via skype of telefoon) in op een vast moment. Bespreek de lopende zaken en maak afspraken.

Het is ook prettig om elkaar zo nu en dan live te zien en te spreken. Spreek één keer per kwartaal live af. Je kunt de lopende zaken bespreken, maar ook samen de plannen voor het volgende kwartaal bespreken. Ook is het fijn om de samenwerking op zich te bespreken en te evalueren.

Maak daarnaast afspraken over hoe om te gaan met spoedjes. Ben je altijd bereikbaar, wil je mail ontvangen of liever een berichtje op je telefoon? Maak hier duidelijke afspraken over.

 

6. Maak heldere afspraken

Bespreek hoe je taken overdraagt, en hoe je terugkoppeling hierover wilt ontvangen. Waar en wanneer bespreek je dit. Laat de VA een urenregistratie bijhouden. Maak afspraken over hoe en wanneer de VA aangeeft of er te weinig uren zijn om de werkzaamheden uit te voeren.

 

Je hebt nu enkele tips ontvangen om op een juiste manier te starten met een VA. Als je dit goed doet, dan zul je zien dat het samenwerken met een VA jou heel veel kan opleveren.

En wat denk je na het lezen van dit artikel? Ben jij ook klaar om de stap te zetten en te gaan samenwerken?

OVER MIRIAM

Mijn naam is Miriam Bommer en het is mijn missie om jou te helpen zo stressvrij en succesvol mogelijk te worden. Ik help je minder te werken, meer plezier te hebben en je omzet te verhogen.

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *