Een Virtual Assistant. Is dat iets nieuws?

Een vraag die mij regelmatig gesteld wordt als ik vertel wat ik doe.

Het begrip Virtual Assistant of Virtueel Assistent is voor sommige nog nieuw, maar toch is de VA bij ondernemend Nederland steeds meer bekend. Het beroep Virtual Assistant staat zelfs in de lijst van 21 beroepen met toekomst, welke vorig jaar mei is gepubliceerd door de Nationale Beroepengids.

Een Virtual Assistant is een zelfstandige met een eigen specialisatie die ervoor zorgt dat jij als ondernemer kan blijven doen waar je goed in bent en die jou werk uit handen neemt.

Ieder bedrijf heeft taken die steeds weer uitgevoerd moeten worden. Denk aan financiële administratie, (online) marketing, klantenservice, statistieken bijhouden, dagelijks management enz.

Binnen grotere bedrijven worden daar speciale afdelingen voor opgezet, waarvoor mensen in dienst worden genomen die hier de juiste kennis over hebben.

Als ZZP-er moet je deze taken ook allemaal doen. Taken die je misschien liever niet zelf doet omdat je ze niet leuk vind of omdat ze jou teveel tijd kosten. En heb jij al deze kennis wel in huis? Waarschijnlijk niet. Dus worstel je hiermee.

En het kost je veel tijd en dus veel energie. Vaak zie je dat ondernemers in hun avonduren of zelfs weekend bezig zijn met al deze terugkerende, operationele taken. Deze tijd en energie kun je veel beter besteden aan het werk waar je wel goed in bent of aan je gezin en/of vrienden.

En daar komt de Virtual Assistant om de hoek. Een VA kan deze taken vaak veel sneller uitvoeren omdat hij/zij hierin gespecialiseerd is en dagelijks mee bezig is.

Hoe werkt een Virtueel Assistent?

Een Virtueel Assistent werkt voornamelijk online vanuit huis, dus op afstand. Doordat zij ongestoord kan werken, scheelt dat enorm veel tijd. Regelmatig heb je overleg met elkaar. Dit kan telefonisch of via skype.

Voor beiden geen reistijd, dus meer tijd over voor de uitvoering van andere zaken.

Een Virtueel Assistent is niet fulltime bezig met de uitvoering van deze taken, want dat ben jij als ondernemer ook niet. Een Virtueel Assistent kun je daarom al vanaf een aantal uren per maand / week inhuren. Dit is afhankelijk van de hoeveelheid taken die je wilt uitbesteden.  En als je meer taken wilt uitbesteden, huur je hem/haar voor meer uren in.

Een groot voordeel voor jou als ondernemer is dat je geen kosten hebt. Een Virtueel Assistent werkt vanuit haar eigen kantoor, met eigen apparatuur. Zij investeert zelf in opleidingen en trainingen. Je betaalt geen sociale lasten, loonbelasting of vakantiegeld.

Een Virtueel Assistent heeft veel kennis in huis over online systemen en tools. Zij kan voor operationele, terugkerende taken processen opstellen en deze waar nodig automatiseren. Alles om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken.

Doordat een Virtueel Assistent ook ondernemer is, weet zij als geen andere wat er allemaal bij het ondernemerschap komt kijken. Zij staat dan ook als sparringpartner naast je en denkt met je mee over de volgende stap.

Hoe kan een Virtueel Assistent helpen met de groei van je bedrijf?

Een Virtueel Assistent neemt zoals gezegd taken uit handen die jij aan haar uitbesteedt. Hieronder volgen enkele taken die jij kan uitbesteden:

Dagelijks management: Terwijl jij druk bent met je werk, plant je Virtueel Assistent afspraken in, beheert je mailbox en brengt structuur aan in je archief. Hoe heerlijk zou het zijn als je gewoon je agenda kan checken en al je afspraken en verplichtingen zijn ingepland? Of je inbox is ontdaan van alle onbelangrijke mails?

Online Marketing: Je weet inmiddels wel dat (online) zichtbaarheid enorm belangrijk is voor je bedrijf. Maar ook dat dit iets is wat vaak een ondergeschoven kindje is omdat het veel tijd kost. Een Virtueel Assistent kan de online marketing voor jou uit handen nemen. Hij/ zij kan voor jou een nieuwsbrief creëren of je social media beheren, zodat je continu zichtbaar blijft voor je klanten.

Financiën: Een Virtueel Assistent kan je financiële administratie voor  jou uit handen nemen. Er zijn zoveel online boekhoudprogramma’s die erg intuïtief zijn. Een Virtueel Assistent die gespecialiseerd is in financiële administratie, kan, als de boekhouding eenmaal goed is opgezet, relatief eenvoudig je administratie bijhouden.

Communicatie: Je Virtueel Assistent kan het contact met je leads, klanten, teamleden en leveranciers onderhouden. De manier waarop je communiceert is erg belangrijk. Een Virtueel Assistent kan hierin een grote rol spelen door bijvoorbeeld tijdig je mail te beantwoorden, reacties op je blog te beantwoorden, FAQ’s bijhouden, noem maar op.

Zoals je leest kan een Virtueel Assistent veel van jouw dagelijkse taken uit handen nemen. Die taken waar je niet aan toe komt (of gewoonweg echt niet leuk vind) wordt door een Virtueel Assistent zelfstandig opgepakt.

Minder taken voor jou betekent meer rust en ruimte om aan je bedrijf te werken in plaats van in je bedrijf! Tijd die je kunt besteden om datgene te doen wat je echt wilt doen en waar je goed in bent.

Ben je geïnteresseerd om te bekijken of een Virtueel Assistent ook jouw bedrijf kan helpen? Neem dan contact met me op en we plannen een afspraak om een (virtuele) kop koffie te drinken